“Tijdens de implementatie van onze drie nieuwe netwerken zijn we slechts één dag uit de roulatie geweest.”

Albert Bien, Assistant Director bij Mailpoint International

“We zijn een directmailbedrijf. Dit betekent dat wij voor een groot deel afhankelijk zijn van datatechnologie en automatisering. Onze opdrachtgevers eisen nauwkeurig werk van ons. Dat moet vlekkeloos, snel en betrouwbaar verlopen. Daar leven we van. Een goed opgezette automatisering is dus onontbeerlijk. Sinds we werken met Compu-Prof zijn we daar zeer tevreden over. Wat me erg goed bevalt, is dat we te maken hebben met een vast aanspreekpunt, Koen Berkhout. Hij kent onze situatie goed en heeft aan weinig woorden genoeg. Alles loopt zoals we afspreken en dat is een geruststellende gedachte.” Albert Bien is verantwoordelijk voor IT en personeelszaken. Ook geeft hij mede leiding aan de 75 medewerkers.

De rol van Compu-Prof

“Samen met Koen Berkhout bespreken we de plannen. Hij zet alles op papier, zodat we zo min mogelijk kans lopen op onaangename verrassingen. Zo hebben we dit jaar drie nieuwe netwerkservers geïnstalleerd. Het enige dat uitliep, waren de leveringen door een andere leverancier. Daarbij ging het om specifieke apparatuur die in combinatie werd geleverd met soft en hardware voor het printen door een externe partij. Wat ik prettig vind, is de no-nonsense en de duidelijkheid. De mensen van Compu-Prof zeggen wat ze doen en doen wat ze zeggen. Wat we bespreken, wordt concreet gemaakt. Het eindresultaat is exact zoals we het hebben afgesproken. Dat geldt voor de planning, de systemen en de configuratie van de netwerken.”

Kennismaking met Compu-Prof

“Dat was vier jaar geleden. Daarvoor deden we zaken met een ander IT-bedrijf, dat zich soms liet zien. Wij hadden veel problemen met ondersteuning. Iedere keer hadden we een ander aanspreekpunt en we moesten overal achteraan. Dat is bij Compu-Prof gelukkig anders. We kwamen toevallig bij hen terecht door een bestelling van een collega die zei dat er in onze regio een goede leverancier was. We bestelden iets en dat was het eerste contact. Nadat de levering en installatie goed verliepen, ben ik me in hen gaan verdiepen. De positieve ervaring, de instelling en de leverancier dicht in de buurt, waren de voornaamste redenen dat we voor de rest van onze IT ook kozen voor Compu-Prof. Dat dicht bij huis heeft te maken met het feit dat we zo nu en dan snel iemand nodig hebben. Wat bij ons ’s morgens binnenkomt, moet er ’s middag al weer uit. Oponthoud kunnen we niet hebben. De kleine afstand helpt dan.”

Vast aanspreekpunt

“Voor ons is Compu-Prof vooral ons vaste aanspreekpunt. Hoewel we ook goed contact hebben met andere personen binnen de organisatie is het prettig dat je weet dat er één persoon is die als vast aanspreekpunt fungeert en die er vervolgens voor zorgt dat, indien nodig, andere personen aan de slag gaan zonder dat wij weer uitgebreid moeten briefen. Wij hebben veel speciale installaties en door deze aanpak scheelt het mij veel tijd. Alles wordt door het vaste aanspreekpunt begeleid. Van de allereerste server tot de laatste installaties. De know-how en ervaring van Compu-Prof worden vertaald naar optimale oplossingen.”

Wat levert Compu-Prof?

“Alle hardware en de complete infrastructuur van onze netwerken verloopt via Compu-Prof. Ook een groot deel van alle software, behalve de specifieke printsoftware voor onze grote IBM-apparaten voor het printen van bijvoorbeeld kettingformulieren, kopen we bij Compu-Prof. Denk bijvoorbeeld aan Windows, Office, Exact, print- en DTPsoftware. Qua diensten maken we gebruik van advisering, implementatie, beheer en de helpdesk. Ook werken we met remote beheer. Daar zijn we zeer over te spreken. Het verhoogt de snelheid en is uiterst efficiënt.”

Een minpunt

“Het genoemde voordeel van één aanspreekpunt, heeft ook een nadeel. Aangezien een contactpersoon meer klanten heeft, kan hij soms niet direct ter plekke zijn. Daarnaast loop ik wel eens tegen de wat trage responsetijd van de helpdesk aan. In maart en april duurde het soms te lang voordat ik terugkoppeling kreeg. Daar is toen actie op genomen en sinds die tijd gaat het beter. Maar ik blijf het wel een aandachtspunt van Compu-Prof vinden.”

Verwachtingen

“Van onze automatisering verwacht ik vooral betrouwbaarheid en veiligheid. Dat is voor ons een must gelet op de wet van privacy en persoonsgegevens. Ook mogen we geen onnodige risico’s lopen op uitval van systemen en het kwijt raken van gegevens. We doen enorme investeringen in IT. Daarvoor hebben we de zekerheid nodig dat onze processen, waar we van leven, geruisloos en snel verlopen. Snelheid is en blijft van groot belang. Het is vaak hollen of stilstaan. Stilstaan is er bij ons, mede dankzij een goede automatisering, gelukkig niet veel bij.”

Tips

“Investeer aan de voorkant. Daarmee bedoel ik het documenteren en standaardiseren van alle processen. Ook het documenteren van de gehele automatisering is belangrijk. Met investeren bedoel ik ook het zuiver in kaart brengen van een project. Alles wordt bij Compu-Prof qua configuratie, investeringen en planning vooraf duidelijk. Dat het ook uitkomt, is alleen maar mooi. Dat verhoogt het vertrouwen en biedt ons een solide basis voor een goede samenwerking”, aldus een tevreden Albert Bien.

Over Mailpoint

Vanaf haar oprichting 25 jaar geleden, heeft Mailpoint zich gepositioneerd als een full service direct mail- en direct marketing organisatie. Mailpoint heeft op de digitalisering ingespeeld. Dit heeft geresulteerd in een sterke groei in de afgelopen jaren. Mailpoint kan haar klanten prima bedienen door het uitgebreide machinepark en de klantgerichte instelling die de 75 medewerkers ten toon spreiden. Behalve het verwerken van direct mail items ontwikkelt Mailpoint onder meer complete DM-campagnes en worden adresbestanden beheerd, gemuteerd en verrijkt. Ook de complexere fulfillment-trajecten en ICT-werkzaamheden behoren tot de dagelijkse orderstroom. Nauwe banden zijn er met nationale en internationale distributiekanalen, wat zich vertaalt in aantrekkelijke portokosten per contact. Mailpoint heeft voor alle mailvraagstukken een passende oplossing overal ter wereld. Bij Mailpoint werken mailexperts met marketingcommunicatie-expertise die op basis van jarenlange ervaring streven naar indrukwekkende prestaties. Prestaties die vaak ook nog eens extra indruk maken vanwege een verrassend prijskaartje. Het integrale DM-traject is bij de Mailpoint Group in vertrouwde handen of het nu om fysieke of digitale documenten gaat.

Meer informatie is te vinden op www.mailpoint.nl. U kunt natuurlijk ook bellen: 020-43161654.

[terug]