“Het beheer op afstand is voor onze ICT een prima oplossing”

  John Houtkamp, Regionaal Bureau Onderwijs Haarlem (RBO)

Het RBO heeft sinds enige tijd het server- en systeembeheer volledig uitbesteed aan CompuProf. “Vroeger deden we veel meer zelf op ICT-vlak, maar als je alles tegen elkaar afzet, is het eigenlijk veel logischer als je dat aan de echte specialisten overlaat”, aldus John Houtkamp. “Wij werken hier met zo’n 9 man en zijn volledig afhankelijk van ICT. Dat vraagt nogal wat van je organisatie als je het grootste deel zelf wilt regelen en beheren. Door het vertrek van een collega en het feit dat ik een tijdje was uitgeschakeld, hebben we min of meer noodgedwongen de stap gemaakt naar uitbesteden. Zie het als een geluk bij een ongeluk, want voor onze organisatie is het op ICT-vlak nu goed geregeld.”

Lange relatie

“CompuProf is wat je noemt een oude bekende binnen onze organisatie. Toen ik negen jaar geleden bij het RBO kwam werken, was CompuProf hier al actief als ICT-partner. Dat zegt wel iets over onze tevredenheid als het gaat om de samenwerking. In de tussentijd hebben we al aardig wat projecten succesvol ingevuld, zoals meerdere netwerkwissels en aanpassingen met alle bijbehorende werkzaamheden. Natuurlijk gaat er ook wel eens wat fout, maar dat wordt altijd weer goed opgelost. Dat hoort bij een opbouwende samenwerking”, aldus John Houtkamp.

Duidelijk

“Zoals aangegeven, hebben wij min of meer door onderbezetting enige tijd geleden besloten om het complete ICT-beheer aan CompuProf uit te besteden. Zij zorgen er nu voor dat alles naar tevredenheid draait en nemen daarbij zaken als serverbeheer, beveiliging, back-up problematiek, werkstation-storingen en printeraansturing voor hun rekening. Het is dus duidelijk welke rol CompuProf in het hele proces speelt. Wij hebben daar een contract voor afgesloten, waarin precies staat beschreven welke werkzaamheden worden verricht. Ik kan niet anders zeggen dan dat we tot nu toe tevreden zijn met deze manier van samenwerken.”

Preventie

“Wat mij als ICT-man erg aanspreekt, is dat er ook aandacht wordt besteed aan preventie. Veel storingen kunnen voorkomen worden als er tijdig actie wordt ondernomen. Dat hebben we zelf al meerdere keren ervaren. Onlangs werd ik opgebeld door een helpdeskmedewerker van CompuProf. Hij gaf aan dat hij de melding had gekregen dat er een apparaat was verwijderd en deze als “illegal procedure” was aangemeld. Het bleek allemaal wel mee te vallen, maar het is natuurlijk heel goed als dergelijke zaken gemeld worden. Ook op het gebied van virussen en dat soort zaken is het natuurlijk erg prettig om te weten dat er op afstand grondig wordt meegekeken.”

Gunstig

“Als ik de nieuwe situatie op een rijtje zet dan weet ik zeker dat deze oplossing op meerdere vlakken voor ons gunstig is. De problemen in ICT worden steeds complexer. Voor de gebruiker wordt het steeds makkelijker gemaakt, maar achter de schermen is dat zeker niet het geval. Je moet steeds meer weten om ICT-knelpunten op te kunnen lossen. Dat vraagt van mij meer kennis en meer tijd om te investeren. Dat gaat allemaal ten koste van de tijd die ik mijn “normale” werkzaamheden kan steken. Bovendien speelt ook een rol dat de specialisten van CompuProf storingen en knelpunten vele malen sneller oplossen dan dat ik dat kan. We hebben nu een partij die er bovenop zit en direct in actie kan komen als het nodig is. Op alle fronten biedt deze oplossing ons nadrukkelijk voordeel.”

Aandachtspunten

“Uiteraard heb ik ook enkele zaken waarvan ik vind dat CompuProf ze beter kan doen. Dat lijkt me logisch. Maar wat ik dan weer als een voordeel zie, is dat CompuProf een relatief kleine club is met korte lijnen. Als het nodig is, heb ik de directeur snel aan de lijn. Dat is wel eens gebeurd en dan zorgt hij er voor dat iets in no time wordt opgelost. Daar hoef ik bij een grote, inflexibele organisatie niet op te rekenen. Een aandachtspunt bij CompuProf vind ik wel de helpdesk. Die zouden wat mij betreft op sommige momenten wat sneller mogen reageren.”

Tips

“Ik zou een ieder van harte willen adviseren binnen de eigen organisatie kritisch te kijken naar de tijd die men kwijt is met ICT-beheer. Ik denk dat men dan behoorlijk schrikt. Hoe economisch zijn de uren die je zelf aan ICT moet besteden? En wat zijn in verhouding de kosten die je met uitbesteden kwijt bent. Uitbesteden kan absoluut tot financieel en zeker ook technisch voordeel leiden. Denk daarbij ook aan de aandacht voor het voorkomen van knelpunten. Bovendien is het verstandig om ook de risico’s af te wegen. Had je me een aantal jaren geleden gevraagd naar het volledig uitbesteden dan was ik me waarschijnlijk niet zo bewust geweest van de voordelen. Inmiddels weet ik wel beter. Bij ons is het in ieder geval goed geregeld.”

Over Regionaal Bureau Onderwijs Haarlem (RBO)

Het RBO is een onafhankelijk projectbureau dat werkzaam is op het snijvlak van arbeidsmarkt en scholing. Van oorsprong een door de rijksoverheid geïnitieerde en gesubsidieerde organisatie, functioneert het RBO nu geheel zelfstandig. Inmiddels is het RBO uitgegroeid tot een onafhankelijk bureau. Het RBO staat de gemeente Haarlem bij wat betreft de uitvoering van het inburgeringsbeleid en voert in opdracht van de regio Midden-en Zuidkennemerland de RMC-functie uit: de begeleiding en herplaatsing van voortijdig schoolverlaters. Daarnaast begeleidt het RBO startende ondernemers, en voert zij adviesprojecten uit. Meer informatie is te vinden op www.rbo.nl.

[terug]